Résumé

L’APAJH  de la Creuse fait partie des organismes gestionnaires qui ont bénéficié d’un financement du programme ESMS Numérique lors du 2ème appel à projet. Constitution en grappe, préparation du dossier, gouvernance et pilotage, … Stéphane LASNIER, son directeur général, partage avec nous un premier retour d’expérience, riche en enseignements.

Une forte conviction à l’origine

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Stéphane LASNIER"Cela va vous sembler une évidence, mais pour monter ce type de projet, il faut être convaincu. Et cela tombe bien, j’ai une très forte conviction !" déclare Stéphane LASNIER, directeur général de l’APAJH de la Creuse. Ce professionnel aguerri du secteur social ne s’en cache pas : c’est un convaincu de la première heure des bénéfices à la mise en œuvre et au développement du numérique au sein des établissements et services sociaux et médico-sociaux.

 

"Un bon système d’information peut permettre de nombreux gains : pour la traçabilité, l’archivage, la cohérence et la formalisation des écrits par exemple".  Déterminé, il sait cependant que le secteur et les professionnels qui l’animent peuvent être sceptiques et ne se lassent pas de défendre ses idées. "A ceux qui me rétorquent que l’objectif de notre métier est l’humain, je réponds que le temps passé sur le SI n’est pas différent de celui passé sur des cahiers de liaison". C’est donc tout naturellement que l’APAJH de la Creuse s’est lancée dans le Programme ESMS Numérique dès ses premières heures.

La stratégie du goulet d’étranglement

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Son premier travail a été de constituer une grappe, préalable inconditionnel au dépôt d’un dossier. "La 1ere campagne avait comme prérequis l’obligation, pour les établissements qui souhaitaient constituer une Grappe, d’avoir le même DUI. Cela réduisait de fait le champ des possibles. Il nous fallait être dans la même région administrative, avoir le même DUI, et au même niveau de déploiement. Nous avions certes la possibilité de travailler avec tout le territoire néo-aquitain, mais il nous paraissait difficile de travailler ensemble tout en étant loin. Il faut comprendre ce qu’est la Creuse, une vaste superficie mais peu de population. Il n’y a que quelques gros organismes de gestion : l’ADAPEI, l’AFPA, l’ALEFPA, la fondation Jacques Chirac, la Fondation Partage et Vie, ancienne Fondation Caisse d’Epargne et l’APAJH. Ce nombre restreint d’acteurs fait qu’une longue tradition historique de collaboration perdure sur le territoire" confie-t-il.

 


Une fois appliqué le sujet du DUI et le souhait de monter un projet territorial, il ne restait donc plus quelques candidats potentiels : l’APAJH, l’ADAPEI et l’ALEFPA. "Nous aurions aimé y aller tous les trois mais, à l’inverse de nous, l’ALEFPA est une organisation nationale organisée en territoires. Elle a finalement fait le choix de créer une Grappe sur une autre région"

 


Et, à la fin, il n’en restait plus que deux. "Pour des raisons de pilotage et de cohérence, nous avons fait le choix de favoriser un projet de territoire. Nous aurions pu travailler avec un SSIAD mais nous nous sommes vite rendus compte que nous ne pouvions pas avoir le même logiciel. Notre première candidature était donc un compromis entre réalité territoriale et réalité de logiciels" explique Stéphane LASNIER.
 

Des premières vicissitudes vite réglées

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Le projet a essuyé un premier revers, n’étant pas retenu lors de la première campagne. "Le cahier des charges mentionnait qu’il fallait 3 OG minimum dans une grappe. Nous n’avions pas respecté cette condition. Logiquement, nous n’avons donc pas été retenu" confirme le directeur. "Passée la déception, nous avons remis notre ouvrage sur le métier, en recherchant un troisième partenaire" continue-t-il. "Nous avons fait appel à notre réseau. C’est l’ALEFPA qui nous a mis en relation avec Trisomie 21. En 15 jours, c’était réglé."


Evidemment la question s’est posée de conserver au projet sa spécificité creusoise ou de l’ouvrir. "Nous avons choisi de faire primer l’intérêt des ESMS à prendre le virage numérique ! Nous avons donc réadapté notre candidature, même si, entre temps, la règle des 3 OG a disparu du programme" raconte-t-il.


La grappe en a profité pour peaufiner son dossier, en travaillant étroitement avec le GIP ESEA, surtout autour du respect du cahier des charges et du périmètre finançable. Un travail payant puisque le dossier sera accepté lors de la 2ème campagne.  "Aujourd’hui, nous sommes même sollicités par l’ARS et des médias pour valoriser notre projet. C’est une vraie fierté" confie le directeur.

Une gouvernance adaptée

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La grappe s’est choisie un mode de gouvernance adaptée avec un pilotage totalement partagé. "Le COPIL comprend des représentants des 3 organismes gestionnaires, le directeur général, le responsable SI et/ou le responsable qualité. Il est géré au niveau de la grappe et intègre même le GIP ESEA et l’éditeur, qui y sont très aidants" explique Stéphane LASNIER.

 

"Nous avons tous le même AMOA, c’était non négociable !" s’exclame-t-il. En revanche, à partir de la chefferie de projet, le fonctionnement est différent. Il y a un chef de projet commun pour l’APAJH et l’ADAPEI et un pour Trisomie 21, qui était historiquement présent. Et au niveau au-dessous, chaque structure s’autogère.


"Nous sommes au tout début. Notre prochaine échéance concerne la sollicitation du marché public du RESAH" conclut-il.
 

Les premiers enseignements

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S’il fallait partager des recommandations, tant est qu’elles soient adaptables à chacun, Stéphane LASNIER en citerait plusieurs. La première, et non des moindres, est la suivante : "Allez-y ! C’est la première chose que je dirai" affirme-t-il avec force.


D’autres conseils viennent ensuite pour constituer votre grappe : "agiter à la fois votre réseau professionnel et votre fédération, en appelant à candidature en mode "Rejoignez-nous. N’attendez pas que l’on vous appelle"" prévient-il.


Il conseille également d’être vigilant "à bien choisir avec qui vous avez envie de travailler, car cela représente 18 mois, voire 2 ans de travail. Il y aura certainement des dissensions mais nous sommes tous liés les uns aux autres. Il y a un point d’équilibre à trouver : faire un appel très large, le ceinturer par territoire, réseau et logiciel, et en même temps avoir envie de travailler ensemble" résume-t-il.


Evidemment, il convient d’"être attentif aux conditions déterminantes", une mission qui peut être réalisée avec les conseils d’un cabinet expert. C’est le choix que leur grappe a fait pour travailler à la fois à l’élaboration de la candidature et assurer l’AMOA, une fois retenu : "un investissement de départ vite amorti par le financement obtenu" concède-t-il.


Et enfin "solliciter les services du GIP ESEA, pour lequel nous sommes très satisfaits de la relation et des services rendus".